Übergabeprotokoll

So funktioniert es

1. Oben die beiden Seiten und das Datum eintragen — die ausgebende Stelle und die Person, die übernimmt.
2. Je Zeile einen Gegenstand auflisten, mit Serien- oder Inventarnummer, wo es eine gibt.
3. Ins Bemerkungsfeld, was die Tabelle nicht fasst: Zubehör, fehlendes Netzteil, Rückgabetermin.
4. Zweimal drucken. Beide unterschreiben beide Blätter, jede Seite behält eines.

Häufige Fragen

Wofür ist das?

Um festzuhalten, dass eine Sache aus einer Hand in eine andere gegangen ist: ein Laptop an eine neue Kollegin, Werkzeug auf eine Baustelle, persönliche Schutzausrüstung an eine Kolonne, ein Schlüssel an eine Firma. Es ist das Blatt, das Monate später die Frage „wer hat das?“ beantwortet — und das nur wirkt, wenn beide unterschrieben haben.

Genügt das einer Prüfung?

Es liefert den Nachweis, den eine Prüfung verlangt: Gegenstände, Datum, beide Seiten, Unterschriften. Was es nicht wissen kann, ist der Wortlaut, den Ihre eigene Regelung vorschreibt. Gibt es ein vorgeschriebenes Formular, nehmen Sie das. Dies ist der übliche interne Beleg.

Warum eine eigene Spalte für die Seriennummer?

„Ein Laptop“ ist kein Beleg, „ein Laptop, Seriennummer 5CD9…“ schon. Geht etwas verloren oder kommt beschädigt zurück, ist die Nummer der einzige Teil der Zeile, der den Gegenstand bezeichnet statt ihn zu beschreiben.

Auch für die Rückgabe?

Ja, und es lohnt sich. Bei der Rückgabe ein zweites Blatt drucken, die Überschrift auf Rückgabe ändern, beide unterschreiben lassen. Eine Ausgabe ohne passende Rückgabe ist der Anfang fast jedes Streits über fehlende Ausrüstung.