PDF in Excel umwandeln

So funktioniert es

1. Legen Sie das PDF ab. Kontoauszüge, Rechnungen, Preislisten und Berichte sind der typische Fall.
2. Ein Blatt pro Seite hält einen langen Kontoauszug übersichtlich; ein einziges Blatt ist richtig, wenn dieselbe Tabelle über mehrere Seiten läuft.
3. „Beträge als Zahlen übernehmen“ eingeschaltet lassen – außer die Spalte enthält Dinge wie Bestellnummern, die genau so bleiben sollen, wie sie gedruckt sind.
4. Auf „In Excel umwandeln“ klicken und die .xlsx herunterladen. Sie öffnet sich in Excel, LibreOffice, Numbers und Google Tabellen.

Häufige Fragen

Wird mein PDF hochgeladen?

Nein. Was Menschen als Tabelle brauchen, sind Kontoauszüge, Rechnungen und Lohnabrechnungen – also das, was man am wenigsten auf einem fremden Server liegen lassen möchte. Hier wird die Datei im Browser gelesen und die Arbeitsmappe dort auch geschrieben.

Woher weiß das Werkzeug, wo die Spalten sind?

So, wie Sie es beim Hinsehen auch tun. In einem PDF gibt es keine Tabelle, nur Zeichen an Koordinaten. Die Seite wird deshalb auf ihre Waagerechte projiziert, und jeder Streifen, in den keine einzige Zeile hineinschreibt, wird zur Spaltengrenze. Zeilen entstehen aus den Textstücken auf derselben Grundlinie. Bei Tabellen, die mit echten Abständen zwischen den Spalten gesetzt sind – und das sind die meisten – funktioniert das gut.

Wann geht es schief?

In drei Fällen, die man vorher kennen sollte. Eine verbundene Zelle über zwei Spalten zieht die Nachbarn zusammen. Spalten, die so eng stehen, dass keine durchgehende Lücke bleibt, werden als eine gelesen. Und eine Tabelle, deren Spalten durch Linien markiert, aber nicht durch Abstände getrennt sind, kann an der falschen Stelle geteilt werden. Prüfen Sie die ersten Zeilen gegen das PDF; stimmt die Form nicht, hilft meist, Seite für Seite umzuwandeln.

Was passiert mit normalem Fließtext?

Er kommt als eine Spalte heraus, eine Zeile pro Zeile. Das ist die ehrliche Antwort: Fließtext ist keine Tabelle, und erfundene Spalten wären schlimmer als gar keine.

Welche Zellen werden zu Zahlen?

Alles, was offensichtlich eine Zahl ist: 1.250 und 1.250,75 € kommen als Zahlen an, Tausendertrennzeichen und €-Zeichen fallen weg. Negativ wird ein Betrag mit Minus davor, mit Minus dahinter wie 89,90- auf vielen Kontoauszügen, mit S (Soll) dahinter oder in Klammern, wie es in der Buchhaltung geschrieben wird; „EUR“ davor oder dahinter fällt weg wie das €-Zeichen, ein H (Haben) ebenso. Prozentwerte, Datumsangaben, Zahlen mit führender Null und alles mit anderen Buchstaben bleiben Text. Schalten Sie die Option aus, wenn jede Zelle exakt so bleiben soll, wie sie gedruckt ist.

Mein PDF ist ein Scan und es kam nichts heraus.

Geben Sie ihn so hinein. Ein Scan ist das Bild einer Tabelle und enthält keinen Text; die Seite wird deshalb mit derselben Erkennung gelesen, die auch die OCR-Werkzeuge verwenden. Die gefundenen Kästchen — in einer Tabelle eines je Zelle — gehen durch dieselbe Spaltenlogik wie jede andere Seite. Die erste gescannte Datei wartet auf das Modell, danach geht es schnell. Nicht zu retten ist ein schräg oder im Halbdunkel aufgenommenes Foto: gerade und gut beleuchtet abfotografiert macht einen großen Unterschied.

Wie sind die Grenzen im kostenlosen Tarif?

Drei Dateien pro Durchgang, je 20 MB, und fünf Durchgänge am Tag. Die Arbeitsmappe selbst bekommt in keinem Tarif ein Wasserzeichen oder eine Fußzeile.