PDF für den E-Mail-Versand verkleinern

So funktioniert es

1. Legen Sie die PDF ab, die Sie versenden wollen. Am meisten bringt es bei Scans, Broschüren und Foliensätzen mit Fotos.
2. „Stark“ ist bereits ausgewählt. Damit wird jedes Foto mit geringerer Qualität neu kodiert und seine Auflösung auf etwa 1100 Pixel begrenzt, was auf dem Smartphone weiterhin knackig aussieht.
3. Kennen Sie das Limit Ihres Empfängers genau, wählen Sie stattdessen bei „Zielgröße“ unter 10 MB – der übliche Wert für Exchange-Server in Unternehmen – oder unter 5 MB, wenn Sie sicher gehen wollen. Dann werden nacheinander schärfere Einstellungen ausprobiert, bis die Datei darunter liegt, statt dass Sie es mit den Stufen erraten.
4. Klicken Sie auf „Für E-Mail verkleinern“ und vergleichen Sie die neue Größe neben dem Ergebnis mit Ihrem Limit: Gmail 25 MB, Outlook.com 20 MB, die meisten Exchange-Server in Unternehmen 10 MB.
5. Herunterladen und anhängen. Ist die Datei immer noch zu groß, teilen Sie das Dokument mit „PDF teilen“ und versenden Sie es in zwei Mails.

Häufige Fragen

Welche Anhangslimits sind üblich?

Gmail und Google Workspace: 25 MB. Outlook.com: 20 MB. Yahoo: 25 MB. iCloud Mail: 20 MB. Exchange-Server in Unternehmen sind oft auf 10 MB eingestellt, und der empfangende Server kann strenger sein als Ihr eigener. Für genau diese Fälle gibt es die Zielgröße: 10 MB für das Firmenpostfach, 5 MB, wenn Sie nicht wissen, was auf der Gegenseite eingestellt ist.

Warum das hier und nicht die Datei an eine Komprimierungs-Website schicken?

Komprimierungs-Websites laden Ihr Dokument auf ihren Server, und genau das wollen Sie bei Verträgen, Arztberichten oder Ausweisscans vermutlich nicht. Hier passiert die Arbeit auf Ihrem Gerät, und es wird nichts übertragen.

Merkt die Empfängerin die Komprimierung?

Text bleibt vektorbasiert und gestochen scharf. Fotos werden mit geringerer JPEG-Qualität neu kodiert; am Bildschirm ist der Unterschied klein, im großformatigen Druck kann er sichtbar werden. Nutzen Sie „Ausgewogen“, wenn das Dokument gedruckt wird.

Die Datei ist kaum kleiner geworden. Warum?

PDFs, die überwiegend aus Text oder Vektorzeichnungen bestehen, bieten wenig zum Komprimieren. In dem Fall ist die Datei wahrscheinlich ohnehin klein genug; prüfen Sie das Limit statt der Prozentzahl.

Funktioniert das auf meinem Smartphone?

Ja. Oft ist es der schnellste Weg, einen gerade mit der Handykamera erstellten Scan zu verkleinern, bevor Sie auf eine E-Mail antworten.