PDF-Serienbrief
Ein Formular, eine Tabelle, eine ausgefüllte Kopie je Zeile.
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Beispiel
Beispiel: 26 Sportfest-Urkunden aus einer Klassenliste mit Umlauten
Die Klassenlehrerin der 4b hat urkunde.pdf mit den Textfeldern vorname, nachname, klasse und punkte und dem Kontrollkästchen ehrenurkunde angelegt. Die Liste ist aus der Tabellenkalkulation als klassische CSV gespeichert: 26 Zeilen unter Vorname; Nachname; Klasse; Punkte; Ehrenurkunde; E-Mail Eltern. Einstellungen: „Ein PDF mit einer Kopie je Zeile“, Trennzeichen automatisch.
- Das Semikolon wird als Trenner erkannt, und weil die Datei nicht UTF-8 ist, wird sie als Windows-1252 gelesen: „Müller“ und „Weiß“ stehen richtig auf der Urkunde, nicht mit Fragezeichen.
- Spalten und Felder werden ohne Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen, Binde- und Unterstriche verglichen: Vorname füllt vorname, Punkte füllt punkte.
- Ein „x“ in Ehrenurkunde setzt das Häkchen, eine leere Zelle oder „nein“ lässt das Kästchen frei.
- „E-Mail Eltern“ passt zu keinem Feld und wird weggelassen; ein Hinweis beim Ergebnis nennt die Spalte. Jede Kopie wird flachgelegt, die Namen sind danach gedruckter Text.
| Was herauskommt | Ergebnis |
|---|---|
| Ein PDF mit einer Kopie je Zeile | urkunde-merged.pdf, 26 Seiten zum Drucken in einem Rutsch |
| Eine eigene Datei je Zeile | 26 Dateien wie urkunde-01-Lena.pdf, benannt nach der ersten Spalte mit passendem Feld (hier Vorname) |
urkunde-merged.pdf mit 26 Seiten, eine Urkunde je Kind, die Ehrenurkunden angekreuzt. Erst die erste Seite prüfen, dann auf Urkundenpapier drucken.
So funktioniert es
- Zwei Dateien hinzufügen: das PDF mit den Formularfeldern und eine CSV, deren erste Zeile die Spaltenüberschriften sind.
- Die Spalten nach den Feldern benennen. Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Unterstriche werden ignoriert.
- Ein zusammengeführtes PDF zum Drucken wählen – oder eine Datei je Zeile zum Versenden.
- Die erste Kopie prüfen, bevor Sie zweihundert drucken.
Häufige Fragen
- Woher kommen die Formularfelder?
- Aus dem PDF, das Sie hinzufügen. Legen Sie sie in Acrobat, LibreOffice Draw oder einem anderen Formulareditor an: ein Textfeld „name“, eines „datum“ und so weiter. Ein PDF ohne Felder hat nichts zu füllen, und das Werkzeug sagt das.
- Warum sind die Felder danach nicht mehr ausfüllbar?
- Weil jede Kopie flachgelegt wird – aus dem Feld wird gedruckter Text. Zwei Kopien desselben Formulars in einer Datei würden sich sonst die Feldnamen teilen und auf jeder Seite dieselben Werte zeigen.
- Welche Feldarten funktionieren?
- Textfelder, Kontrollkästchen, Auswahllisten und Optionsgruppen. Ein Kästchen wird bei jedem Wert gesetzt außer einer leeren Zelle, 0, „nein“, „aus“, „falsch“ oder no, false, off; am klarsten ist „x“ oder nichts. Bei Auswahllisten und Optionsgruppen muss der Wert einer der Einträge sein, sonst bleibt das Feld, wie es war.
- Wie viele Zeilen sind möglich?
- Fünfhundert je Durchgang. Darüber hinaus bekommt ein Browser das Ergebnis nicht mehr gehalten; teilen Sie die Liste.
- Meine Liste hat Semikolons und Umlaute – geht das?
- Ja. „Automatisch erkennen“ findet Komma, Semikolon oder Tabulator, und eine Datei in Windows-1252, wie Tabellenprogramme eine klassische CSV speichern, wird als solche gelesen: Ä, ö, ü und ß kommen richtig an. Liegt die Erkennung daneben, wählen Sie das Trennzeichen von Hand.
- Wird meine Liste hochgeladen?
- Nein. PDF und Tabelle werden im Browser gelesen und die Kopien dort gemacht – was zählt, denn eine Serienbriefliste ist eine Liste echter Menschen.