在職証明書

使い方

1. 宛名の行に対象者の氏名を入れ、敬称は「なし」のままにします。これは宛先ではなく記載事項だからです。
2. 本文に事実を書きます。所属、職位、入社日、雇用形態。自社として裏づけられる範囲にとどめてください。
3. 発行者の欄に会社名・住所・代表者を入れ、社印を使うなら画像として重ねます。
4. ダウンロードして印刷します。社用箋があるなら、そちらに印刷しても構いません。

よくある質問

賞状のような枠が出ないのはなぜですか。

在職証明書は賞状ではないからです。提出先は大家、銀行、入国管理局で、他のA4書類と一緒に綴じられます。金の枠が付いていると学校が配る表彰状のように見えてしまうので、このページでは枠を「なし」に固定し、向きも縦に固定しています。

何をどこまで書けばよいですか。

求められていることだけです。在職の事実、所属と職位、期間。年収を求められることもありますが、書くのは本人から頼まれたときだけにしてください。本人が大家に見せる書類は、本人についての書類であって、自社の給与についての書類ではありません。

法的な効力はありますか。

会社が署名・押印した事実の申述であり、多くの提出先が求めているのはそれです。公的機関が発行する書類ではありませんし、目的によっては所定様式が決まっていることもあります——ビザ申請の在職証明書などは提出先の書式に従う必要がある場合があります。差し替える前に確認してください。

退職した人にも使えますか。

使えます。表題を「退職証明書」に変え、雇用期間を入社日から退職日までで書いてください。実際にはこちらのほうが依頼件数は多く、転職先から求められるのはたいていこの形です。

アップロードされますか。

されません。氏名も、書いた場合の年収も、社印の画像も、このブラウザの中でPDFに描かれ、どこにも送られません。