Comprimir un PDF para enviarlo por correo
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Ejemplo
Ejemplo: un contrato escaneado con el móvil, de 31 MB a un adjunto para Gmail
Un contrato de alquiler de 14 páginas escaneado con el móvil: cada página es una foto JPEG de 3024 × 4032 píxeles y contrato.pdf pesa 31 MB, más que los 25 MB de Gmail. Ajuste: compresión fuerte, la que viene marcada. Como pasa de los 20 MB por PDF del plan gratuito, este caso necesita Pro; un PDF de hasta 20 MB se comprime gratis.
- Con «Fuerte», cada foto JPEG del PDF se vuelve a guardar con calidad 0,5 y como mucho 1100 píxeles de lado: 3024 × 4032 pasa a 825 × 1100.
- En una página A4 son unos 94 píxeles por pulgada: el texto escaneado se lee bien en pantalla y en el móvil.
- Una foto solo se sustituye si así pesa menos; el texto y los dibujos vectoriales no se tocan.
| Nivel o tamaño objetivo | Calidad JPEG | Lado mayor de cada foto | Una página de 3024 × 4032 |
|---|---|---|---|
| Ligera | 0,85 | 2400 px | 1800 × 2400 |
| Equilibrada | 0,7 | 1600 px | 1200 × 1600 |
| Fuerte | 0,5 | 1100 px | 825 × 1100 |
| Menos de 10 MB (u otro objetivo en MB) | De 0,85 a 0,3, paso a paso | De 2400 a 700 px | Se queda en el primer paso que cabe |
contrato-comprimido.pdf, con las 14 páginas y el texto legible; el nuevo tamaño aparece junto al resultado para compararlo con los 25 MB. Si el destinatario tiene un Exchange de empresa de 10 MB, elige «Menos de 10 MB».
Cómo funciona
- Arrastra el PDF que quieras enviar. Los escaneos, los folletos y las presentaciones con fotos son los que más se benefician.
- La compresión fuerte ya viene seleccionada. Vuelve a codificar cada foto con menos calidad y limita su resolución a unos 1100 píxeles, que sigue viéndose nítido en un móvil.
- Si tu buzón tiene un límite más estricto, elige un tamaño objetivo (menos de 1, 2, 5 o 10 MB) en lugar del nivel: se van probando ajustes cada vez más fuertes hasta que el archivo cabe. Los 10 MB son justo el límite típico de un Exchange corporativo.
- Pulsa «Comprimir para email» y compara el nuevo tamaño que aparece junto al resultado con tu límite: Gmail 25 MB, Outlook.com 20 MB y la mayoría de servidores Exchange corporativos 10 MB.
- Descárgalo y adjúntalo. Si aún es demasiado grande, divide el documento con «Dividir PDF» y envíalo en dos correos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuáles son los límites de adjuntos más habituales?
- Gmail y Google Workspace: 25 MB. Outlook.com: 20 MB. Yahoo: 25 MB. iCloud Mail: 20 MB. Los servidores Exchange de empresa suelen estar configurados en 10 MB, y el servidor que recibe puede ser más estricto que el tuyo.
- ¿Por qué esto y no enviar el archivo a una web de compresión?
- Las webs de compresión suben tu documento a su servidor, que es justo lo que quizá no quieras con contratos, informes médicos o escaneos del DNI. Aquí el trabajo se hace en tu dispositivo y no se transmite nada.
- ¿Se va a notar la compresión?
- El texto sigue siendo vectorial y perfectamente nítido. Las fotos se vuelven a codificar con menos calidad JPEG; en pantalla la diferencia es pequeña, pero al imprimir a gran tamaño puede notarse. Usa «Equilibrada» si el documento se va a imprimir.
- El archivo apenas se ha reducido, ¿por qué?
- Los PDF que son casi todo texto o dibujos vectoriales tienen poco margen. En ese caso lo más probable es que ya sea lo bastante pequeño; fíjate en el límite y no en el porcentaje.
- ¿Por qué un PDF de Word con capturas de pantalla apenas baja?
- Las capturas guardadas sin pérdida se vuelven a guardar en JPEG como las fotos, pero solo si así pesan menos: la captura de una ventana lisa o de un gráfico sencillo suele pesar menos como estaba, y se queda. Las imágenes con transparencia o en CMYK se dejan como están, y el texto ya es vectorial y ocupa poco.
- ¿Cómo funciona el tamaño objetivo?
- Se prueba primero la compresión ligera y, si el PDF no cabe, cada vez más fuerte: calidad 0,85, 0,7, 0,5, 0,4 y 0,3, con las fotos a 2400, 1600, 1100, 900 y 700 píxeles de lado. Se queda el primero que cabe; si ninguno cabe, el más pequeño.
- ¿Funciona en el móvil?
- Sí. Suele ser la forma más rápida de aligerar un escaneo que acabas de hacer con la cámara del móvil antes de responder a un correo.